Mei was de maand waarin een federale rechter het Witte Huis opdroeg ermee te stoppen.
Ze moeten voldoen aan de Presidential Records Act. Aangenomen in 1978. Er staat dat de papieren van de president openbaar zijn. Zij niet.
Nog maar een maand daarvoor. Het ministerie van Justitie voerde aan dat de wet ongrondwettelijk was. Een vreemde wending. De American Historical Association heeft een rechtszaak aangespannen. American Oversight aangeklaagd. Ze waarschuwden dat ambtenaren zich door deze juridische maas in de wet zouden kunnen verschuilen achter persoonlijke e-mail en gecodeerde chats. Geen verantwoording. Een gat in de geschiedenis dat nooit gevuld wordt.
Rechter John D. Bates denkt dat de wet waarschijnlijk constitutioneel is.
Goed voor nu.
Maar de rechtszaak is slechts het oppervlak. Het echte probleem is het medium. Overheidsbeslissingen gebeuren niet meer in leren mapjes. Ze leven in e-mailketens. Chat-apps. Clouddocumenten. Deze worden geboren in gepatenteerde systemen die zijn ontworpen om na een productcyclus te verdwijnen. Ze behouden is een technische nachtmerrie.
Volume is waanzinnig. Het Nationaal Archief heeft in 2024 463 terabytes aan elektronische documenten toegevoegd. Precies dat jaar.
Mike Quinn, die Preservica leidt, zegt het het beste.
De wereld creëert digitale documenten in een tempo dat geen enkele organisatie had verwacht.
Eerste hindernis? Het document moet eigenlijk lang genoeg blijven bestaan zodat archivarissen het kunnen aanraken.
Wetten zeggen dat je het moet bewaren. Technologie kan het. Smarsh beweert gegevens van meer dan 100 kanalen te verzamelen. Toch zien we kabinetsfunctionarissen praten over de militaire strategie over Signaal. We zien dat de Britse premier Keir Starmer naar verluidt verdwijnende WhatsApp-berichten gebruikt.
Het glijdt weg. Gemakkelijk.
Privéarchieven zijn niet veiliger. Thorsten Ries van de Universiteit van Texas weet dit. Hij gebruikt digitaal forensisch onderzoek om in het verleden te graven. Zelfs als politici of kunstenaars hun fysieke papieren aan universiteiten doneren. De digitale tweeling raakt vaak verloren. Over het hoofd gezien.
Gegevens van een harde schijf halen zonder de metagegevens te verpesten is een vaardigheid. Zeldzame vaardigheid. Verschillende softwareversies slaan verschillende bestandsfragmenten op. Verschillende opslagmedia houden verschillende automatische back-ups bij. Die fragmenten vertellen je hoe een document in elkaar zit. Hoe het zich ontwikkelde. Maar dat eruit halen is een hele klus.
“Dit soort kennis ”, zegt Ries. “Is eigenlijk nog heel schaars.”
Probeer het zonder wachtwoord van een Google-document te halen. Tweefactorauthenticatie blokkeert u. Het is een afgesloten kluis.
Maar zelfs als je het bestand hebt. Kun je het lezen?
Softwarewijzigingen. Formaten rotten. Quinn zegt dat digitale inhoud niet veroudert zoals papier. Het raakt verouderd. Onleesbaar. U moet bestanden migreren. Spreadsheets converteren. Verplaats CAD-ontwerpen naar nieuwe versies. Als je het verkeerd doet. Je geeft een verkeerde voorstelling van het origineel.
We zagen dat gebeuren met de e-mails van Jeffrey Epstein die door het ministerie van Justitie zijn vrijgegeven. Ontsierd door weergavefouten. De technologie brak het record.
En als het bestand overleeft. Als je het kunt openen. Het is nog steeds moeilijk te gebruiken.
Auteursrecht ligt naast geheime medische rekeningen. Persoonlijke tirades zitten in dezelfde map als beleidsconcepten. Archieven worden voorzichtig. Zij houden de poort.
Lise Jaillant van de Loughborough University wijst op de ironie. Er bestaat een bestand op de server. Overal toegankelijk. Toch vereisen archieven vaak nog steeds dat je fysiek aanwezig bent. Reis. Wachten. Doorzoek onbekende systemen in geleende tijd.
Volume doodt snelheid. Jason R. Baron merkt op dat de Freedom of Information Act (FOIA) langzaam aan het vertragen is vanwege “verbijsterende volumes.” Bureaus zoeken op trefwoord. Ze redigeren gevoelige informatie.
Het duurt jaren. Soms meer dan een decennium. Gewoon om antwoord te krijgen.
AI zou kunnen helpen. Misschien.
Baron heeft dit in 2025 onderzocht. Hij gebruikte machine learning om paragrafen te markeren die deel uitmaken van het ‘deliberatieve proces ’ van een bureau. Dat schild. Software kan burgerservicenummers herkennen. OCR kan tekst uit oude scans halen.
Het vindt wat zoeken op trefwoorden mist.
Maar er zijn hiaten. Jaillant leidt een project op het gebied van AI en overheidsgegevens. Ze zegt dat het ons aan goede trainingsgegevens ontbreekt. Privacywetten zorgen ervoor dat onderzoekers nog steeds vertrouwen op het Enron e-mailcorpus. Het is tientallen jaren oud. Verouderd.
En hier is het punt. AI-parsing vervangt het lezen niet.
Het is nog steeds belangrijk voor een menselijke gebruiker… om de context te begrijpen.
U hebt iemand nodig die de afzonderlijke e-mails leest. Om te zien wat er gebeurt.
Dit alles veronderstelt dat de gegevens bewaard blijven.
De strijd in Washington betwijfelt dat.
Archivarissen en hun software gaan hard aan de slag. Ik probeer de gegevens levend te houden. Voordat de beslissingen van vandaag vast komen te zitten in dode bestandstypen. Voordat ze uit chatthreads worden verwijderd.
Voordat het publiek de kans krijgt om te kijken.
